DỊCH VỤNgày: 23-07-2024 bởi: DVN Co
TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khái niệm về sự kiện?
Sự kiện hay Event là một hay nhiều hoạt động có chủ đích được diễn ra tại thời điểm cụ thể, địa điểm cụ thể do một cá nhân hay tổ chức làm chủ. Thông qua sự kiện, một hay nhiều thông điệp ý nghĩa nào đó sẽ được gửi đến những người tham gia trong sự kiện. Đối với từng quan niệm khác nhau, mỗi cá nhân có một cách định nghĩa về sự kiện khác nhau.
Trên thực tế thì sự kiện bao gồm những hoạt động nào?
Theo từ điển, những việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra gây ảnh hưởng đến đời sống con người, xã hội mới được gọi là sự kiện. Ví dụ như khai mạc tuần lễ du lịch biển, sự kiện thể thao , sự kiện thời trang hay các hoạt động lễ hội….
Trong thời đại hiện nay, quan niệm về sự kiện đã được mở rộng, không chỉ là những hoạt động cộng đồng có quy mô lớn mà còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân hay cộng đồng trong phạm vi hẹp. Ví dụ cưới hỏi, sinh nhật, hội nghị công ty, hội chợ, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, khai trương,…cũng được xem là sự kiện.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức Event là gì? Đó là khái niệm dùng để chỉ quy trình thực hiện những công việc để một sự kiện nào đó có thể diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong muốn. Quá trình này sẽ bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện và cho đến lúc nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội…
Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?
Các lĩnh vực từ thể thao – giải trí, kinh doanh – thương mại cho đến hoạt động xã hội đều cần đến tổ chức sự kiện để thực hiện những buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo… Tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề riêng biệt ở nhiều quốc gia phát triển, được giảng dạy với những kiến thức và hệ thống lý luận chuyên nghiệp. Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:
Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
- Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
- Những sự kiện mang tính giài trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện
- Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
- Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
- Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…
Có thể thấy để giúp cho những chương trình này thành công và đạt được những mục đích theo như mong muốn thì việc có được sự hỗ trợ từ những đơn vị, đội ngũ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Họ là những người biết cần phải làm gì, bắt đầu như thế nào, quá trình ra sao và kết thúc thế nào.
Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết
Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Những tác động đối với chiến lượt marketing.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường
Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết
Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết
Gửi tới khách hàng, đối tác thông tin về các dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp.
Giúp hỗ trợ tối đa cho những chiến dịch truyền thông hình ảnh sản phẩm, chiến dịch phân phối và quảng bá thương hiệu của các đơn vị đầu tư.
Tạo nên nhiều cơ hội giao lưu với các khách hàng, đối tác phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài
Các chương trình được tổ chức khi diễn ra cũng mong muốn gây nên quỹ từ thiện và sự đóng góp cho những người tham gia sẽ được gửi tới những hoàn cảnh khó khăn đang cần giúp đỡ từ cộng đồng.
Gởi lời cảm ơn tới quý đối tác, lời tri ân tới các khách hàng, cán bộ nhân viên trong công ty đã luôn giúp đỡ và đồng hành
Quy trình khái quát tổ chức sự kiện
Để có được một sự kiện hoàn hảo dù sự kiện lớn hay nhỏ vấn đề được mọi người quan tâm nhiều nhất đó là quy trình. Thiết lập, chuẩn hoá, tối ưu các bước thực hiện để làm tốt mọi khâu chính là điều kiện cần để một sự kiện thành công tốt đẹp. Khi xây một căn nhà để chắc chắn nhờ nền móng, đối với một sự kiện để đảm bảo thành công nhờ quy trình tổ chức.
- Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện
Trước khi bắt đầu sự kiện chuyên viên tổ chức sự kiện cần thu thập thông tin khách hàng lấy ý kiến tư vấn cách hạng mục cho sự kiện. Cụ thể như:
Nguyện vọng, mục tiêu của đơn vị muốn tổ chức sự kiện
Các yếu tố cần thiết có thể tác động đến thành công của sự kiện
Lên kế hoạch cụ thể về ý tưởng
Vận chuyển thi công lắp đặt các hạng mục, trang thiết bị phục vụ cho sự kiện
Thực hiện các chiến dịch quảng bá truyền thông cho sự kiện
Lên kế hoạch các phương án dự phòng cho sự cố
- Giai đoạn chạy sự kiện
Giai đoạn này bao gồm các công việc như:
Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí cần thiết
Kiểm tra các hạng mục lần cuối, chạy trước chương trình
Đón tiếp khách khai mạc sự kiện
Quản lý theo dõi tiến độ cũng như điều hành sự kiện diễn ra đúng kịch bản đề ra
- Giai đoạn sau tổ chức sự kiện
Xúc tiến truyền thông quảng bá thương hiệu trong sự kiện
Tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện
Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất. Họ sẽ nhớ bạn tìm đến bạn nếu cần.
Công ty tổ chức Event chuyên nghiệp
DVN là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu hiện nay. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau ở các tỉnh thành trên cả nước. Trên đây chúng tôi vừa cung cấp đến bạn một số thông tin để hiểu thêm về tổ chức sự kiện là gì và một số vấn đề có liên quan đến tổ chức sự kiện. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết hơn, quý khách vui lòng liên hệ với DVN, chúng tôi có những chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này và những dịch vụ tổ chức sự kiện đẳng cấp, sáng tạo nhất.
Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?
Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá lựa chọn một đơn vị tổ chức sựu kiện chuyên nghiệp và bao gồm các tiêu chí cơ bản :
– Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
– Kịch bản cho sự kiện
– Kế hoạch chi phí dành cho khách hàng
– Plan time để thực hiện các hạng mục
– Giám sát thi công
– Đánh giá tổng kết báo cáo
Và DVN là đơn vị có đầy đủ các yếu tố nêu trên
Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện? Dù kế hoạch và kịch bản có thể tìm trên mạng?
Doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện vì khi tự tổ chức sẽ gặp phải 3 vấn đề sau đây:
– Chi phí sẽ phát sinh hơn kế hoạch dự tính ( khoảng 30%) do doanh nghiệp không thể quản lý các chi phí của từng hạng mục tốt hơn một công ty sự kiện.
– Mất thời gian: Doanh nghiệp sẽ mất thời gian lên kế hoạch hạng mục, kế hoạch và các thiết bị cho sự kiện thay vì việc đó để các công ty sự kiện làm.
– Không được hỗ trợ từ các dịch vụ chuyên sự kiện: Trang thiết bị âm thanh ánh sáng, dịch vụ nhà hàng. Bạn sẽ không nhận được sự ưu đãi thay vì làm việc với chúng tôi là một khách hàng thân thiết với họ.
Một số dự án sự kiện DVN đã thực hiện
Sự kiện lễ hợp long cảng Quốc Tế Long An - Đồng Tâm Group.
Sự kiện lễ kí kết các nhãn hàng của tập đoàn FPT Retail
Sự kiện hội thảo vốn đầu tư nước ngoài của OCB
Sự kiện khai trương nhà thuốc Bảo Long Pharm
❗️❗️❗️ Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá chính xác và nhanh nhất.
___________________________
CÔNG TY TNHH TMDV PHÁT TRIỂN DVN
Trụ sở: 22/2 Đường Số 6, P. Bình Hưng Hòa B, Q. Bình Tân, Tp. HCM
CN: Tỉnh lộ 867, Khu 1, TT. Mỹ Phước, H. Tân Phước, T. Tiền Giang
Hotline: 0901 288 092
Website: https://tochucsukiendvn.com